Datenschutzerklärung
Umfassende Informationen über den Schutz und die Verarbeitung Ihrer persönlichen Daten im Einklang mit der DSGVO und dem Schweizer Datenschutzgesetz.
Letzte Aktualisierung: 15. Januar 2025
Gültig ab: 15. Januar 2025
Diese Datenschutzerklärung ist nach DSGVO und Schweizer Datenschutzgesetz (nDSG) ausgerichtet.
1. Verantwortlicher
Verantwortlicher für die Datenverarbeitung auf dieser Website ist:
DocS-olutions De Solutions AG
Innovation Park, Via Nassa 5
6900 Lugano, Schweiz
Telefon: +41 91 220 1535
E-Mail: [email protected]
Handelsregister-Nummer: CHE-123.456.789
2. Datenschutzbeauftragter
Unser Datenschutzbeauftragter steht Ihnen für alle Fragen zum Datenschutz zur Verfügung:
Dr. Sarah Hofmann
Head of Legal & Compliance
E-Mail: [email protected]
Telefon: +41 91 220 1535 (Durchwahl 205)
3. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten nur, wenn eine Rechtsgrundlage gegeben ist. Die Rechtsgrundlagen ergeben sich insbesondere aus der DSGVO und dem Schweizer Datenschutzgesetz:
Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO - Einwilligung
Verarbeitung aufgrund Ihrer ausdrücklichen Einwilligung für bestimmte Zwecke (z.B. Newsletter, Marketing-Cookies, erweiterte Analytics).
Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO - Vertragserfüllung
Verarbeitung zur Erfüllung eines Vertrags oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen (z.B. KI-Analyse-Services, Kundenbetreuung).
Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO - Rechtliche Verpflichtung
Verarbeitung zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen (z.B. steuerliche Aufbewahrungspflichten, Geldwäscheprävention).
Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO - Berechtigte Interessen
Verarbeitung aufgrund berechtigter Interessen (z.B. IT-Sicherheit, Betrugsschutz, Verbesserung unserer KI-Services).
4. Welche Daten wir sammeln
Wir erheben und verarbeiten verschiedene Kategorien personenbezogener Daten, je nach Ihrer Nutzung unserer Services:
Kontakt- und Identifikationsdaten
- Name, Vorname
- E-Mail-Adresse
- Telefonnummer
- Postanschrift
- Unternehmensinformationen (falls zutreffend)
- Position/Funktion im Unternehmen
Nutzungs- und Verhaltensdaten
- IP-Adresse und Browserinformationen
- Besuchte Seiten und Verweildauer
- Referrer-URL (vorherige Website)
- Geräteinformationen (Typ, Betriebssystem)
- Interaktionen mit unseren KI-Services
- Präferenzen und Einstellungen
Dokument- und Analysedaten
- Hochgeladene Rechtsdokumente
- Metadaten der Dokumente
- KI-Analyseergebnisse
- Anmerkungen und Kommentare
- Bewertungen und Feedback
- Nutzungsstatistiken der AI-Services
Kommunikations- und Supportdaten
- E-Mail-Korrespondenz
- Chat-Verläufe und Support-Tickets
- Telefonprotokolle (falls aufgezeichnet)
- Terminbuchungen und Kalendereinträge
- Feedback und Bewertungen
5. Zwecke der Datenverarbeitung
Wir verwenden Ihre Daten ausschließlich für legitime Geschäftszwecke und zur Bereitstellung unserer KI-gestützten Rechtsdienste:
Service-Bereitstellung
- • KI-basierte Dokumentenanalyse
- • Vertragsüberprüfung und -optimierung
- • Rechtliches Risikomanagement
- • Personalisierte Empfehlungen
Kundenbetreuung
- • Support und technische Hilfe
- • Beratung und Consulting
- • Account-Management
- • Beschwerdebearbeitung
Abrechnung & Verträge
- • Rechnungsstellung
- • Zahlungsabwicklung
- • Vertragsmanagement
- • Buchhaltung und Controlling
Verbesserung & Innovation
- • KI-Modell-Training und -Optimierung
- • Produktentwicklung
- • Qualitätssicherung
- • Forschung und Entwicklung
Sicherheit & Compliance
- • Betrugsschutz und IT-Sicherheit
- • Compliance-Überwachung
- • Rechtliche Verpflichtungen
- • Audit und Dokumentation
Marketing & Kommunikation
- • Newsletter und Updates
- • Produktinformationen
- • Marktforschung
- • Veranstaltungen und Webinare
6. Datenweitergabe und Drittanbieter
Wir geben Ihre Daten nur in folgenden Fällen an Dritte weiter und stellen dabei sicher, dass angemessene Datenschutzmaßnahmen getroffen werden:
Dienstleister in der EU/EWR
Cloud-Infrastruktur:
Microsoft Azure (Europa-Standorte), AWS Europe für sichere Datenspeicherung
E-Mail & Kommunikation:
Microsoft 365, Mailchimp (EU-Server) für geschäftliche Kommunikation
Zahlungsabwicklung:
Stripe Europe, PayPal Europe für sichere Transaktionen
Schweizer Dienstleister
Rechtsberatung:
Partnerkanzleien für Anwaltsverifikation und komplexe Fälle
Buchhaltung & Steuern:
Schweizer Treuhandgesellschaften für Compliance und Reporting
IT-Support:
Lokale IT-Dienstleister für Wartung und technischen Support
Rechtlich erforderliche Weitergabe
- Behördliche Anfragen (nur bei rechtlicher Verpflichtung)
- Gerichtliche Anordnungen und behördliche Verfügungen
- Steuerliche Prüfungen und Compliance-Audits
- Notfälle zum Schutz von Leben und Gesundheit
7. Internationale Datenübertragung
Datenschutz-Grundsätze
Als Schweizer Unternehmen befolgen wir strenge Grundsätze für internationale Datenübertragungen:
- Primärer Datenstandort: Schweiz und EU/EWR
- Angemessenheitsbeschlüsse: Nur in Länder mit angemessenem Datenschutzniveau
- Standardvertragsklauseln: EU-Standardvertragsklauseln bei Drittlandübertragungen
- Zusätzliche Schutzmaßnahmen: Verschlüsselung und technische Sicherheitsvorkehrungen
- Minimierung: Übertragung nur bei absoluter Notwendigkeit
8. Speicherdauer
Wir speichern Ihre Daten nur so lange, wie es für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist:
| Datentyp | Speicherdauer | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|
| Vertragsdaten | 10 Jahre nach Vertragsende | OR Art. 958f (Schweizer Recht) |
| Analysierte Dokumente | 3 Jahre nach letzter Nutzung | Berechtigte Interessen |
| Kommunikationsdaten | 3 Jahre nach letztem Kontakt | Berechtigte Interessen |
| Rechnungsdaten | 10 Jahre | Steuerliche Aufbewahrungspflicht |
| Website-Analytics | 26 Monate | Berechtigte Interessen |
| Marketing-Einwilligung | Bis zum Widerruf | Einwilligung |
| Support-Tickets | 2 Jahre nach Lösung | Berechtigte Interessen |
9. Ihre Rechte
Sie haben umfassende Rechte bezüglich Ihrer personenbezogenen Daten. Diese können Sie jederzeit ausüben:
Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO)
Sie haben das Recht zu erfahren, welche Daten wir über Sie gespeichert haben und wie wir diese verwenden.
Berichtigungsrecht (Art. 16 DSGVO)
Sie können die Korrektur unrichtiger oder die Vervollständigung unvollständiger Daten verlangen.
Löschungsrecht (Art. 17 DSGVO)
Sie können die Löschung Ihrer Daten verlangen, sofern keine rechtlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.
Einschränkungsrecht (Art. 18 DSGVO)
Sie können die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten unter bestimmten Voraussetzungen verlangen.
Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
Sie haben das Recht, Ihre Daten in einem strukturierten, gängigen Format zu erhalten.
Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)
Sie können der Verarbeitung Ihrer Daten aus Gründen Ihrer besonderen Situation widersprechen.
Widerruf der Einwilligung
Sie können erteilte Einwilligungen jederzeit widerrufen. Dies gilt insbesondere für Marketing-Kommunikation.
Beschwerderecht
Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde über unsere Datenverarbeitung zu beschweren.
10. Datensicherheit
Wir setzen umfassende technische und organisatorische Maßnahmen ein, um Ihre Daten zu schützen:
Technische Sicherheit
- • End-to-End-Verschlüsselung
- • TLS 1.3 für alle Übertragungen
- • AES-256 Datenverschlüsselung
- • Regelmäßige Sicherheitsupdates
- • Penetrationstests
- • 24/7 Monitoring
Organisatorische Maßnahmen
- • ISO 27001 zertifiziert
- • Datenschutz-Folgenabschätzung
- • Mitarbeiterschulungen
- • Zugriffskontrollen
- • Incident Response Plan
- • Regelmäßige Audits
Physische Sicherheit
- • Sichere Rechenzentren
- • Biometrische Zugangskontrollen
- • Videoüberwachung
- • Brandschutz und USV
- • Klimakontrolle
- • 24/7 Bewachung
11. KI und automatisierte Entscheidungsfindung
Unsere KI-Services verwenden automatisierte Verarbeitung zur Analyse von Rechtsdokumenten. Wichtige Klarstellungen:
- Keine vollautomatischen Entscheidungen: Alle KI-Analysen werden von qualifizierten Anwälten überprüft
- Transparenz: Sie erhalten detaillierte Erklärungen unserer KI-Bewertungen
- Menschliche Überprüfung: Jederzeit können Sie eine manuelle Überprüfung anfordern
- Widerspruchsrecht: Sie können gegen automatisierte Bewertungen Einspruch erheben
- Bias-Minimierung: Regelmäßige Überprüfung auf Verzerrungen in unseren KI-Modellen
12. Änderungen dieser Datenschutzerklärung
Wir können diese Datenschutzerklärung von Zeit zu Zeit aktualisieren, um Änderungen in unseren Praktiken oder aufgrund rechtlicher Anforderungen zu berücksichtigen. Wesentliche Änderungen werden wir Ihnen mindestens 30 Tage im Voraus mitteilen. Die aktuelle Version ist immer auf unserer Website verfügbar.
Kontakt für Datenschutzfragen
Bei Fragen zum Datenschutz oder zur Ausübung Ihrer Rechte kontaktieren Sie uns:
Datenschutzbeauftragter
Dr. Sarah Hofmann
E-Mail: [email protected]
Telefon: +41 91 220 1535 (Durchwahl 205)
Allgemeiner Kontakt
DocS-olutions De Solutions AG
E-Mail: [email protected]
Telefon: +41 91 220 1535